Tối ưu thời gian cho CEO

Còn Startup? Cứ lo cày bục mặt ra để tồn tại đã nhé.

———

Là CEO, ai cũng than không có thời gian cho gia đình.

Là CEO, bạn luôn thấy họ bận rộn.

Điều đó không sai, nhưng nếu cứ mang tư duy như vậy trong khi DN ngày càng phình to lên thì không tốt chút nào cho cả vị CEO đó lẫn cái doanh nghiệp kia, khi sếp thì quá bận đến kiệt sức, nhân viên thì không có gì làm, ít việc.

Bạn hãy thử 1 lần, mạnh dạn cải tiến lại toàn bộ cách sống, cách làm việc của mình thử xem; việc có 3h mỗi ngày chơi với con, có 1h mỗi ngày dắt vợ mình đi ăn chắc cũng không còn là gì đó quá xa xỉ, CN thì chỉ ở nhà & đi chơi; nhưng công ty thì vẫn ăn nên làm ra; chứ không phải cày bục mặt 12 – 14h/ngày như trước.

Nào, thử xem ta có thể thay đổi như thế nào?

Ví dụ ngày xưa, mỗi ngày các nhân viên sẽ gửi báo cáo cho bạn. Rồi có vài nhân viên quên gửi, bạn tốn công nhắc nhở. Tối về phải đọc từng báo cáo, người quên báo cáo cái này, người quên cái kia, lại nhắn zalo nhắc nhở.

Ngày nay với các nền tảng quản lý công việc qua cloud, sẽ luôn có báo cáo tự động về kết quả công việc từng người, với dashboard đồ thị và từng chỉ số. NV không cần làm, tự phần mềm làm, bạn chỉ vô xem và chỉ mất 5 phút là hiểu ngay vấn đề.

Đây là 1 ví dụ về thay đổi cách thức quản lý và làm việc cũ thành cách thức mới. Đó có thể là đổi lại quy trình, có thể là ứng dụng công nghệ.

Mỗi khi bạn bị quá tải trong công việc thì đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần làm việc một cách “thông minh hơn” thay vì “chăm chỉ hơn”.

Tôi quan niệm, lúc nào mà quản lý quá vất vả, lúc nào mà công ty công việc cũng như núi là phải tái cơ cấu, từ quy trìn nội bộ lẫn cách làm việc quản lý của chính tôi và anh em; tạm dừng lại 1 tý để mài rìu rồi đi tiếp cũng đâu có chết đâu, mọi người nhỉ. Nhưng, cây sẽ đổ nhanh hơn vì dao bén.

Vấn đề lớn với doanh nhân là gì?

Họ tự ôm đồm quá nhiều thứ vào người và tự đặt ra quá nhiều nhiệm vụ cho chính mình không cần thiết.

Hãy thử tự hỏi, liệu có những việc nào đích thân tôi phải xử lý không?

Ví dụ, gửi 1 tài liệu cho khách hàng, có cần tôi không?

Ví dụ, có cần phản hồi email ngay không?

……

Vai trò của doanh nhân, bạn có thể bao quát mọi khía cạnh của một doanh nghiệp, nhưng không phải làm tất cả mọi thứ.

Cách tốt nhất là ủy thác hết cho người khác những việc không quan trọng, trừ phi bạn là thiên tài. Chưa kể, chắc gì bạn làm việc đó đã tốt hơn người khác, hãy học cách ủy quyền.

Hãy tưởng tượng, nếu bạn giỏi networking, 1h đi ngoại giao có thể đem về nhiều cơ hội tiềm năng cho doanh nghiệp, kiếm hàng tỷ đồng; nhưng bạn lại dành 2-3h một ngày dọn dẹp vệ sinh, dù cho là chỗ ngồi của mình? Có nên không, bạn tự trả lời và ngẫm xem?

Chúng ta chỉ nên tập trung làm những diều mà không ai thay ta làm được và khoán hết những công việc như lau dọn bên trên cho người khác, hàng tá người ngoài xã hội sẵn sàng giúp bạn với 1 khoản chi phí nhỏ.

HÃY THỬ XÂY DỰNG BACKLIST NHỮNG VIỆC PHẢI NÊN THUÊ RA BÊN NGOÀI, KHÔNG ĐỤNG TAY VÔ XEM.

Example:

– Lau dọn VP.

– Cắt Cỏ.

– Đưa rước con cái.

– Giao hàng.

– Mua sắm đồ đạc.

– Giặt là.

– Dọn nhà

– Tán gẫu Messenger.

– Lướt FB.

…. danh sách có thể rất dài cho nhiều việc vặt ngớ ngẫn của bạn.

Đó là lý do tại sao nhiều CEO lớn, họ có trợ lý và thư ký là như vậy, để giảm tải và tâp trung vào những công việc tối quan trọng hàng đầu tạo ra giá trị lớn cho DN.

Hầu hết chúng ta thường viết to do list ra quá nhiều cho chính bản thân mình, 8 đầu mục, 10 đầu mục, có người 25 việc phải làm một ngày.

Thực tế, hãy thử tinh gọn lại chỉ nên 5 đầu việc mỗi ngày đủ làm dứt điểm trong 4h đồng hồ, các việc khác hãy tập ủy thác cho người khác; nếu việc đó mà lập đi lập lại; hãy đưa vào BACKLIST sẽ luôn outsource ở mục số 2 bên trên.

Nhiều bạn trẻ nghĩ rằng, làm doanh nhân, tự mở công ty của mình ra, tức mình là chủ, tự do nên thời gian muốn làm gì thì làm. Hệ quả, là thu nhập của doanh nghiệp chịu hệ lụy từ thói quen thích gì làm đó của người doanh nhân, ngày làm hơn 10h nhưng hiệu quả vẫn kém.

Tốt hơn hết, hãy lập 1 khung thời gian biểu ra.

Trước tiên, bạn lên mục tiêu cho từng tháng, từng tuần.

Sau đó, bạn lên lịch trình các nhóm việc phổ biến sẽ làm từ thứ 2 đến thứ 7, mà bất kỳ doanh nhân nào cũng cần.

Các nhóm việc như:

– Họp nhân viên.

– Đào tạo tuyến dưới.

– Đi tham quan thị trường.

– Đi ngoại giao, sales mang tiền về DN.

– Làm nhân hiệu trên digital.

– Hỏi thăm, CS đại lý, nhà cung cấp (nếu có)

– Theo dõi, kiểm tra việc vận hành

…..

Sau đó bạn phân chia theo từng thứ, và theo khung giờ cố định trong ngày và giữ kỷ luật. Như vậy, doanh nghiệp bạn phát triển rất bền vững, không có chuyện bạn quá ưu tiên làm 1 hoạt động gì đó mà bỏ bê hoạt động còn lại, như quên động viên anh em, dẫn đến mất lửa đội ngũ chẳng hạn.

Kỷ luật của người CEO chính là ở việc lập thời gian biểu và tuân thủ kỷ luật này. Cái này mà bạn xây được cho đội ngũ nhân sự, mỗi người 1 bản thời gian biểu cho 8h làm việc/ngày và từ T2 – T6 trong tuần, thì hiệu suất NV 100% sẽ tăng lên. Về lâu dài, nó có thể thành quy chuẩn mô tả công việc trong 1 vị trí của nhân sự.

Sau mỗi tuần, bạn nên review lại khung thời gian biểu của mình xem hợp lý chưa, hiệu năng tuần rồi thế nào, để điều chỉnh và cải tiến dần theo thời gian. Tưởng tượng, ngày xưa, cứ 5p bạn check mail 1 lần, cực kỳ lãng phí thời gian, nay bạn gom hết vào 15 phút giờ nghỉ trưa, từ 12h – 12h15′ là giờ check email của bạn, có phải tự dưng hiệu suất cao hơn rất nhiều không.

Bạn muốn mình DN càng to, bạn càng rảnh.

Thì chính đội ngũ kế thùa của bạn phải level up lên.

Hãy dành ít thời gian mỗi ngày để đào tạo nhân viên của mình, một tổ chức có đội ngũ nhân viên giỏi, làm việc kết quả cao chính là tài sản DN, vừa giúp bạn có nhiều tiền, mà bạn còn dư thời gian rảnh nhiều hơn nữa.

Sau này, khi DN càng lớn, thì hầu hết thời gian của bạn chỉ còn là họp và đào tạo tuyến dưới, vì mọi thứ công việc thực thi đều outsource hết cho đội ngũ. Việc lớn nhất của bạn chỉ là đọc báo cáo, suy nghĩ và ra quyết định mà thôi.

Thế mới thấy:

– Công ty nhỏ xíu, cứ ngồi chỉ tay năm ngón, cũng chết.

– Công ty đã to, đụng gì cũng nhảy vô làm, cũng chết.

———

Bài viết này chỉ mang tính tham khảo, hy vọng sẽ giúp anh/chị/em có thêm 1 góc nhìn để tối ưu lại hiệu suất sử dụng thời gian, tránh trở thành nô lệ cho chính công ty của mình và cảm thấy luôn cần 48h/ngày mới đủ xử lý tất cả mọi thứ ở chính công ty mình lập ra. Đừng biến mình thành nô lệ của chính mình.

Theo Nguyễn Tuấn Hùng | Hùng Nanado – CEO tại Nanado Group